Pierwsze kroki

Instalacja

• Wejdź na stronę pobierania
• Wybierz wersję wielostanowiskową lub wersję z osadzonym serwerem (przeczytaj, czym się różnią)
• Pobierz i uruchom program instalacyjny (przeczytaj więcej o procesie instalacji)

Uwaga! Jeśli aktualizujesz program, Twoje dane są bezpieczne. Program nie usuwa danych placówek ani przy odinstalowywaniu ani przy instalowaniu nowszej wersji. Nie jest też istotne, w jakim folderze zainstalujesz program - dane placówek zostaną odnalezione.

Przygotowanie danych

Konfiguracja programu

Przygotowanie programu do pracy rozpocznij od konfiguracji. Wybierz z menu opcję Plik->Konfiguracja programu (klawisz skrótu: F10). Poniżej elementy na które powinno się zwrócić uwagę na początku:

• Uzupełnij kartę "Dane placówki". Dane te pojawiają się na każdym wydruku.
• Na karcie "Czas pracy" dostosuj, jeśli to konieczne, dni pracy placówki. Zdefiniuj godziny bezpłatne oraz okres trwania roku szkolnego. Godziny bezpłatne są traktowane jako domyślne i mogą być zmieniane w każdej opłacie indywidualnie.
• Zawartość karty "Kontakt i konto bankowe" również pojawia się na wydrukach.
• Na karcie "Serwery pocztowe (SMTP)" należy skonfigurować przynajmniej jedno konto pocztowe. Bez niego nie będzie możliwe rozsyłanie mailem kart rodzica czy wezwań do zapłaty. (przeczytaj więcej o konfiguracji konta pocztowego)

Reszta opcji konfiguracyjnych może pozostać w ustawieniach domyślnych. Zawsze można je zmienić później, w razie potrzeby.

Uzupełnianie kartotek

Kartoteki proponujemy uzupełniać w takiej kolejności:

• Kartoteka sal (Kartoteki->Słowniki->Sale)
• Kartoteka wychowawców (Kartoteki->Wychowawcy / F6)
• Kartoteka grup przedszkolnych (Kartoteki->Grupy przedszkolne / F5)
• Kartoteka zajęć dodatkowych (Kartoteki->Zajęcia dodatkowe / F4)
• Dostosuj słownik opłat do potrzeb Twojej placówki (Kartoteki->Słowniki->Typy opłat)
• Kartoteka dzieci (Kartoteki->Dzieci / F3). Dopisując dziecko możesz od razu wpisywać jego opiekunów.
• Opcjonalnie możesz zdefiniować też typy wpłat (Kartoteki->Słowniki->Typy wpłat).
• Po ukończeniu przypisywania dzieci do grup przypisz wszystkim opłaty z poziomu Słownika opłat (Kartoteki->Słowniki->Typy opłat->Eksploatacja->Dodaj opłatę dziecku lub całej grupie). Wysokość opłaty może być dla każdego dziecka ustalona indywidualnie. Opłatę możesz dodać również w zakładce Opłaty podczas edycji dziecka.

Konfiguracja czytników kart zbliżeniowych

• Podłącz do portu COM konwerter RCP78WR (jeśli jest taka potrzeba, podłącz i zainstaluj przejściówkę COM->USB)
• Podłącz do zasilacza konwerter i czytnik/czytniki kart zbliżeniowych RCP78R za pomocą przejściówki LPS-1
• Podłącz linie danych czytników z konwerterem za pomocą przejściówki LPS-1
• Na komputerze z podłączonym konwerterem ustaw port COM na którym pracuje konwerter (Plik->Konfiguracja czytników kart zbliżeniowych->Wykryj konwerter)
• Skonfiguruj czytniki kart zbliżeniowych podłączone do tego konwertera (Plik->Konfiguracja czytników kart zbliżeniowych->Wykryj czytniki)
• Dodaj do systemu karty zbliżeniowe i przypisz je dzieciom (Kartoteki->Słowniki->Karty zbliżeniowe)

Eksploatacja

Codzienna praca z programem polega na:

• Aktualizacji i uzupełnianiu kartotek
• Wczytywaniu zdarzeń z czytników kart zbliżeniowych (domyślnie - automatycznie podczas startu programu na komputerze do którego przyłączony jest konwerter RCP78WR)
• Uzupełnianiu nieobecności dzieci. Na podstawie nieobecności program oblicza wartość zwrotu stawki żywnościowej.
• Uzupełnianiu godzin przyjścia i wyjścia dzieci z placówki. Jeśli korzystasz z czytników kart zbliżeniowych, to ten etap odbywa się automatycznie podczas wczytywania zdarzeń z czytników kart zbliżeniowych.
• Zaznaczaniu zajęć nieodbytych. Na tej podstawie program oblicza wartość zwrotu za zajęcia dodatkowe.
• Wpisywaniu wpłat od rodziców.

Raz w miesiącu musisz:

• Przeliczyć miesiąc
• Sporządzić i wydrukować/rozesłać mailem Karty rodziców
• Również raz w miesiącu, zapewne pod koniec miesiąca, możesz sporządzić i wydrukować/rozesłać mailem przypomnienia o płatnościach do rodziców spóźniających się z regulowaniem należności.

Uwaga! Jeśli po przeliczeniu miesiąca coś zmieniasz - dodajesz nową wpłatę, poprawiasz na przykład wysokość opłaty czy daty uczęszczania na zajęcia dodatkowe - przelicz miesiąc powtórnie. Inaczej zmiany nie zostaną odzwierciedlone w rozliczeniach finansowych opiekuna.